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Hinweisgebersystem

Hinweisgebersystem für Fehlverhalten und Verstöße bei der ibs Gruppe

Haben Sie Kenntnis von Gesetzes- oder Regelverstößen bei oder durch die ibs Gruppe? Weisen Sie uns auf derartige Verstöße hin, indem Sie eine Meldung über unser Hinweisgebersystem abgeben.

 

Gesetze und Regeln einzuhalten ist uns sehr wichtig. Nur wenn wir Gesetze und Regelungen einhalten, können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abwenden. Das Hinweisgebersystem der ibs Gruppe gibt Ihnen die Möglichkeit, uns unkompliziert und anonym über Fehlverhalten oder Verstöße zu informieren und somit zu deren Aufdeckung beizutragen.

Alle Meldungen sind hierbei streng vertraulich. Über das elektronische Hinweisgebersystem können Hinweise auf die folgenden Verstöße online abgegeben werden:

  • Korruption oder Bestechung
  • Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug
  • Geldwäsche oder illegale Zahlungen
  • Mobbing, Belästigung oder Verstoß gegen das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
  • Wettbewerbs- oder Kartellrecht
  • Umweltvorschriften
  • Rechnungslegungs- oder Buchführungsvorschriften
  • Arbeits- und Gesundheitsvorschriften
  • Datenschutzvorschriften oder IT-Sicherheitsrichtlinien
  • Sonstige straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße


Wählen Sie anschließend den Button „Meldung abgeben“ aus und schildern Sie Ihr Anliegen.

Bitte beachten Sie, dass unser Hinweisgebersystem nicht für Beschwerden oder Rückfragen gedacht ist.

Ihnen stehen grundsätzlich auch die externen Hinweisgeberstellen des Bundesamtes für Justiz (BfJ), des Bundeskartellamtes (BKartA) und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gleichwertig zu unserer internen Meldestelle zur Verfügung.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ein Meldesystem ist ein sicherer digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen.
Hierüber können Vorfälle vertraulich, online oder per Telefon gemeldet werden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des Unternehmens. Die Daten befinden sich gesichert auf den Servern des externen Dienstleisters.

Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind, z.B. der von der Organisation beauftragte Dienstleister, hat Zugang zu den Informationen. Niemand sonst!
Mit dem Meldesystem können Mitarbeitende und Externe (wie bspw. Kunden) Gesetzesverstöße vertraulich und anonym melden. Meldende Personen können sich über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und die eigene Meldung abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden.
Das System funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Meldende Personen vergeben nach dem Absenden einer Meldung eine PIN und erhalten daraufhin einen Zahlen-Code. Beides müssen sie merken (aufschreiben) um sich damit später wieder in das Schließfach einloggen zu können. Berechtigte Empfänger der Meldung (bspw. der von der Organisation beauftragte Dienstleister) hat so die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.

Um leichter über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden gehalten zu werden, muss vor dem Absenden einer Meldung eine E-Mail-Adresse angegeben werden. Über die Mailadresse werden Sie bspw. vom System an für Sie hinterlegte Chat-Nachrichten erinnert. Die hier angegebene Mailadresse ist nur für die zuständigen Bearbeiter sichtbar.

Das Schließfach ist für meldende Personen nur mit PIN und Code wieder zugänglich – diese sind daher gut aufzubewahren, da diese nur einmalig vergeben werden.
Meldeberechtigt sind Beschäftigte, Dienstleistende und sonstige Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten. Zu den Beschäftigten zählen auch ehemalige Beschäftigte, Zeitarbeitende, sowie sich bewerbende Personen. Potenzielle oder ehemalige Geschäftspartner, die nicht Dienstleistende sind, sind ebenfalls berechtigt.
Zu melden sind Vorfälle, die gegen anwendbare Gesetze oder interne Regeln verstoßen. Es können Hinweise auf die folgenden Verstöße online abgegeben werden:

  • Korruption oder Bestechung
  • Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug
  • Geldwäsche oder illegale Zahlungen
  • Mobbing, Belästigung oder Verstoß gegen das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
  • Wettbewerbs- oder Kartellrecht
  • Umweltvorschriften
  • Rechnungslegungs- oder Buchführungsvorschriften
  • Arbeits- und Gesundheitsvorschriften
  • Datenschutzvorschriften oder IT-Sicherheitsrichtlinien
  • Sonstige straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße
Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung glauben oder annehmen müssen, dass der Inhalt wahr ist und dass Sie die Meldung ohne missbräuchliche Absicht abgeben. Es kann deshalb sein, dass die Untersuchung später ergibt, dass kein Verstoß vorliegt.
In diesem Fall haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
Klicken Sie auf der Startseite auf " Meldung abgeben." und folgen Sie den Anweisungen.
Alternativ können Sie auch die Meldung telefonisch, postalisch oder persönlich abgeben.

Telefonisch:
Mo. - Fr.: 09:00 - 14:00 Uhr (außer an gesetzl. Feiertagen in Rheinland-Pfalz)
Tel: +49 6344 503949-9

Postalisch & persönlich:
Kompetenzteam Thomas, Inh. Katrin Thomas
-Meldestelle Hinweisgeber-
Moritz-Walther-Weg 1
67365 Schwegenheim
Online: Jederzeit
Telefonisch: Mo. - Fr.: 09:00 - 14:00 Uhr (außer an gesetzl. Feiertagen in Rheinland-Pfalz)
Persönlich: Mo. - Fr.: 09:00 - 14:00 Uhr (außer an gesetzl. Feiertagen in Rheinland-Pfalz)
Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, anonym für das Unternehmen, online oder per Telefon zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des betroffenen Unternehmens. Es ist daher für das Unternehmen unmöglich, zurückzuverfolgen, wer der oder die meldende Person ist.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet den Meldenden über ergriffene oder geplante Schritte zu informieren. Für die Untersuchung des Falls und die anschließende Information der meldenden Person muss eine Frist von 3 Monaten eingehalten werden.
Meldungen werden nur von dem durch den vom Unternehmen beauftragten Dienstleister gesehen und bearbeitet.
Alle Meldungen werden durch die vom Unternehmen beauftragten Dienstleister bearbeitet. Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen und meldet sich über das Meldesystem, falls Rückfragen bestehen oder zusätzliche Informationen benötigt werden.

Sie erhalten eine E-Mail, dass es eine neue Nachricht gibt. Melden Sie sich bitte zum Abrufen der Nachricht erneut mit Ihrem 16-stelligen Code und PIN im Meldesystem an.

Sie bekommen innerhalb von 7 Tagen eine Rückmeldung mit der Bestätigung über den Eingang der Meldung.
Bei Verlust des Zugangscodes oder der PIN, lassen sich diese Faktoren nicht zurücksetzen oder reproduzieren. Zur erneuten Anmeldung im Meldesystem besteht nur die Möglichkeit eine neue Meldung zu erstellen, in dem man sich auf die bereits eingereichte Meldung bezieht.
Folgende Dateiformate zum Upload sind zulässig: .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp, .png, .doc, .docx, .xls, .xlsx
Nein, hochgeladene Dokumente und Dateien können nicht gelöscht werden.
Das Meldesystem ist von jedem internetfähigen Eingabegerät (Handy, Tablet, Laptop, Desktop, usw.) erreichbar.
Bitte beachten Sie: Ihnen stehen grundsätzlich auch die externen Hinweisgeberstellen des Bundesamtes für Justiz (BfJ), des Bundeskartellamtes (BKartA) und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gleichwertig zu unserer internen Meldestelle zur Verfügung.
Gerne stehen wir bei Rückfragen zur Technik und zum System zur Verfügung. Wir sind erreichbar unter kontakt@kt-thomas.de